会议接待的范围

作者：张家界旅游网 来源：张家界旅游网

　　一、【接待会议类别】：各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等

　　二、【接待会议人数】：不限。

　　三、【会议标准参考】：

　　(1)会议酒店范围：二星级酒店(★★)，三星级酒店(★★★)，四星级酒店(★★★★),五星级酒店(★★★★★)

　　(2)会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。

　　(3)会议用餐范围：25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。

　　(4)会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

　　(5)会议接站及用车：专车免费全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。

　　(6)会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

　　(7)旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

　　(8)会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!

　　(9)会议礼品：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。

　　(以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商。)

　　会议接待指南

　　一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

　　二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

　　三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作(包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作)，做好会议期间的协调服务工作。

　　四、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。

　　五、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

　　六、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

　　七、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

　　八、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

　　九、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的;吃、住、行、游、购、娱;的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。

　　十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。

　　我们的会议服务标准

　　单项或指定服务：

　　1、会议接送

　　4、票务服务

　　7、特产介绍

　　2、代订酒店

　　5、VIP服务

　　8、游览用车

　　3、会议用餐、会场设计

　　9、娱乐安排

　　整体会务服务：

　　1、会议整体策划、设计。

　　2、全程会议操作、跟踪。

　　3、会后总结、会后整体安排。

　　服务流程：

　　会前准备：

　　1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。

　　2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。

　　3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。

　　4、提供平面立体、AV设计。

　　会中服务：

　　1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。

　　2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。

　　3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。

　　4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

　　5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。

　　会后总结：

　　1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。

　　2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。

　　我们的服务宗旨：“宾客至上　服务第一”。

　　会议接待的流程

　　一.会前：

　　1.与我社洽谈

　　2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

　　3.确定方案，签订合同，预付定金。

　　二.会中

　　1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

　　2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

　　3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

　　4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

　　5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

　　6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

　　7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

　　8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

　　三.会后

　　结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

　　我们的会议接待宗旨

　　1、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

　　2、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。

　　3、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

　　4、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

　　5、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

　　6、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

　　7、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

　　8、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

　　9、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;免费代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。

　　10、我社根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

　　会议接待标准

　　1、为会方砍价，节约经费，代订各地优惠客房;

　　2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务;

　　3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务;

　　4、代表展品的托运代办(航空、铁路、公路);

　　5、为会议组织者提供互联网上网方便。

 

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