如何组织会议工作

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下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。

      一、 会前准备

      1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

      2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

      3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。

      4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。

      5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

      6、根据要讨论的问题限定与会人员。

      7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。

      二、会议期间控制

      1、叙述会议的目的。

      2、核对并记录与会者。

      3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。

      4、给每一个人表述自己意见的机会。

      5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

      6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

      7、坚持预定的时间，不要拖延。

      8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

      9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。

      10、确定下次会议的议题和时间。

      三、会后工作

      1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

      2、根据会议，对执行进行监督和检查。

 

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