商务会议、旅游主要服务

作者：张家界旅游网 来源：张家界旅游网

　　1、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

　　2、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

　　3、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益

　　4、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

　　5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

　　6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

　　7、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房(1--2间)。

　　8、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

　　9、协助会务组布置会场和绿化

　　10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。

　　11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

　　12、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

　　13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

　　14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

　　15、公关礼仪：

　　礼仪小姐(现场礼仪接待，派发资料，形象展示)

　　文艺演出(专业表演团，可挑选节目)

　　空飘(氢气球充气、升空)

　　花篮(大、中、小号订做)

　　主持人(男、女均可)

　　签到笔薄(专业用品)

　　摄影摄像(专业摄影公司、专业摄影师)

　　16、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作;意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷;彩旗的制作;背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸;

　　17、物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。

　　小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送;

　　大件展品运输：大型器械，大件物品的运送;

　　特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送;

　　远程展品运输：远距离的展品运送;

　　参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送;

　　贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

　　18、物品配送：

　　酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购;

　　办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品;

　　纪念礼品：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。

　　民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的民族服饰，会对外界(其他人群)产生一种特殊的感觉与影响;

　　旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义;

　　笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方;

　　19、翻译服务：

　　中英对译口译

　　中日对译笔译

　　中韩对译笔译

　　中俄对译口译

　　20、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;免费代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。

　　21、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。

　　22、汽车租赁：专车免费全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

　　23、医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。

　　会议服务其它项目：

　　会议横幅制作与悬挂

　　无线话筒、有线话筒

　　会议指路牌的制作

　　幻灯机、电脑投影仪

　　会议嘉宾座牌

　　电视机、录像机

　　会议签名册、名录表

　　打字、复印资料

　　会议摄影服务

　　互联网、电子邮件和传真服务

　　展台布置与制作

　　票务预定

　　会议票务服务

　　我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内、国际民航联网协作的销售国内、国际特价机票。公司曾多次成功地承接了各类大型会议的现场出票服务，而且可根据每一个会议的不同组织形式与规模，为客户提供最快捷高效的票务服务。操作方法 1、告诉我们您的姓名、手机号码、票型、始发城市、目的地、单价、数量、出发时间等信息;2、我们按照您的要求，向您提供最优票价;3、您选择完毕并预付款，我们将为您预订;4、您来取票或我们送票上门。

　　会议商务考察安排

　　实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

　　1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

　　2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

　　会议签到与入住安排

　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

　　会议广告宣传活动

　　企业专题片业务流程

　　客户提出需求：客户通过电话、E-mail等方式提出自己的要求。电话：028-83398877　　83310055　网址：www.75uu.com

　　会议翻译的安排

　　可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要“采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才(换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有)，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泄，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。几年来，我们承办过各种国际、国内的大、中、小型会议，并受到会议主办方的一致好评。其中会议翻译是非常重要一环，依据会议的需求我们会为您提供最为专业的翻译服务，包括会议口译服务和会议资料笔译服务。会议口译是一种为跨语言、跨文化交流服务的专门职业，处于各种口译的专业高端。会议口译包含交替传译和同声传译两种口译模式。交替传译口译员坐在会议室里，一面听源语讲话，一面记笔记。当讲者发言结束或停下来等候传译的时候，口译员用清楚、自然的目的语，准确、完整地重新表达源语发言的全部信息内容，就像自己在演讲一样。会议口译中的交替传译要求口译员能够听取长达五至十分钟连续不断的讲话，并运用良好的演讲技巧，完整、准确地译出其全部内容。同声传译口译员利用专门的同声传译设备，坐在隔音的同传室(俗称“箱子”)里，一面通过耳机收听源语发言人连续不断的讲话，一面几乎同步地对着话筒把讲话人所表达的全部信息内容准确、完整地传译成目的语，其译语输出通过话筒输送。需要传译服务的与会者，可以通过接收装置，调到自己所需的语言频道，从耳机中收听相应的译语输出。无论交替传译还是同声传译，其目的均在于让使用不同语言的交际各方能够实现清晰无障碍的沟通交流。会议口译层次上的交替传译和同声传译并没有高低难易之分，两种口译模式相辅相成，且其功能以及对质量的要求是相同的。

　　展台人员训练

　　为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。培训内容要有系统，培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分：

　　1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

　　首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。

　　展出介绍，包括展览会和展台情况。展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。

　　展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。

　　2、工作安排。向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的;布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进行分工，提出要求;管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等;行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。

　　3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。

　　会议保安服务

　　对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安;展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

　　会期展览设计

　　如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：

　　1、造型要考虑展位利用率的最大化;

　　2、造型要考虑人流心理及流向;

　　3、造型应当符合参观对象的审美导向;

　　4、造型要考虑施工难度及成本因素;

　　5、造型还要考虑安全性。在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，在这方面，会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快，新材料、新光源、新媒体层出不穷，而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外，更可以为展商提供成本节约方法。

　　会议订餐服务

　　订餐服务：公司与很多大中型餐饮服务公司办有长年协议，可以为你预订各种会议的订餐，并且按照你的要求、标准送餐到会场。名师主灶，风味齐全，京川菜系，鲁粤口味，价格极为优惠，高中低档任你选择，各种风味小吃更能满足不同朋友的口味，会议订餐方法及注意事项：

　　1.本公司只提供会议订餐，您必须参加本公司的会议服务。

　　2.本公司免费提供送餐到会场.

　　3.订餐两天前你可以对你的订餐要求、标准任意修改

　　4.请及早预订，为确保订餐之供应无虞，请预订会议时同时附加订餐意向。

　　5.餐费同会议费一同交付，如因修心订餐标准，产生的费用多退少补。

　　6.请确认无误你的订餐范围，起送份数，送餐时间。

　　7.订餐时间目前包括早餐、午餐和晚餐

　　8.本公司保留订餐与否之权利。并于会议预订时提出。

 

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